Non-conformités préanalytiques au laboratoire : agir sur les causes

Un tube arrive à la paillasse avec une demande incomplète. Quelqu’un téléphone au préleveur, une précision est donnée, puis la journée reprend. Deux semaines plus tard, le même problème se reproduit. Personne ne sait combien de fois il est survenu, ni quelle correction avait été décidée.

La gestion des non-conformités préanalytiques commence là : conserver assez d’information pour prendre une décision sûre aujourd’hui et éviter de recommencer demain. Pour un laboratoire d’analyses médicales au Maroc, cela suppose de relier le patient, la prescription, le prélèvement et les événements de réception, y compris lorsque plusieurs personnes ou sites interviennent.

Que désigne une non-conformité préanalytique ?

Il s’agit d’un écart constaté avant l’analyse par rapport aux conditions définies pour l’examen : identification incohérente, contenant inadapté, quantité insuffisante ou conditions de transport non respectées, par exemple. La décision dépend de l’examen concerné : un même défaut peut avoir des conséquences différentes selon ce qui doit être mesuré.

Le manuel de gestion de la qualité au laboratoire de l’OMS, notamment sa section 5-4, recommande des critères d’acceptation et de rejet écrits, l’enregistrement des motifs et une revue régulière des incidents. Publié en 2011, ce document reste ici un repère d’organisation, et non une procédure clinique ou un texte réglementaire marocain.

La procédure du laboratoire, validée par le biologiste responsable, doit préciser les critères applicables, les personnes habilitées à décider et la conduite à tenir lorsqu’un nouveau prélèvement est difficile à obtenir. Cet article ne fixe donc ni seuil d’hémolyse, ni température, ni délai de transport universel.

Relier le patient, la demande et chaque échantillon

Un dossier patient, une prescription et un tube ne sont pas interchangeables. Un patient peut avoir plusieurs demandes ; une demande peut nécessiter plusieurs échantillons. Si le suivi s’arrête au numéro de dossier, une difficulté sur un seul tube peut devenir invisible.

À l’accueil, prévoyez une recherche du patient existant et une vérification de son identité avant de créer un nouveau dossier. Dans une organisation qui utilise le français et l’arabe, des graphies différentes du même nom méritent une vérification ; elles ne suffisent ni à fusionner deux fiches, ni à conclure qu’il s’agit de deux personnes différentes. Une fusion éventuelle doit suivre une procédure contrôlée.

Au prélèvement, l’identité recueillie doit correspondre à la demande et à l’étiquetage. Les recommandations de l’OMS sur le prélèvement sanguin insistent sur cette concordance et sur la vérification des étiquettes et des documents avant l’expédition. Un code-barres facilite la lecture d’un identifiant ; il ne prouve pas, à lui seul, que le tube a été associé au bon patient.

Si un échantillon est fractionné, conservez le lien entre le prélèvement initial et ses aliquotes. L’outil qualité LQSI de l’OMS consacré à la réception décrit ce besoin de traçabilité jusqu’aux portions d’échantillon et aux enregistrements associés.

À la réception, rendre la décision visible

La personne qui réceptionne un échantillon doit pouvoir vérifier sa concordance avec la demande, son intégrité et les conditions requises pour l’examen. Les consignes utiles doivent être accessibles à cet endroit, sans recherche dans un dossier documentaire oublié sur un autre poste.

Pour les prélèvements réalisés hors du laboratoire, convenez à l’avance des informations à transmettre avec l’envoi et de l’interlocuteur à joindre. Les repères de l’OMS pour une procédure de prélèvement incluent l’identification, l’étiquetage, l’emballage et les exigences de transport. Traduisez ces éléments dans vos circuits réels : passage du coursier, réception tardive ou information manquante.

Un relevé opérationnel peut distinguer trois situations :

• Accepté : les vérifications prévues sont satisfaites et le parcours peut continuer.
• En attente de décision : une anomalie a été signalée ; un responsable identifié doit l’examiner avant la poursuite du parcours concerné.
• Rejeté : la décision, son motif et la suite à donner sont enregistrés.

Adaptez ces statuts à votre procédure et aux possibilités de votre SIL. Une acceptation exceptionnelle, si la procédure la prévoit, doit rester identifiable avec son motif et l’auteur de la décision. Elle ne doit pas effacer l’anomalie initiale.

Une fiche courte, mais suffisante pour reprendre le dossier

Voici un modèle de contenu à adapter à votre laboratoire :

• Référence de la demande et identifiant de l’échantillon concerné.
• Origine du prélèvement et horaires disponibles, en distinguant prélèvement et réception.
• Anomalie observée, décrite factuellement.
• Examens concernés et mesure immédiate prise selon la procédure.
• Personne ayant évalué l’écart, décision et date.
• Interlocuteur informé, moyen de contact et suite attendue.
• Référence du nouveau prélèvement, lorsqu’il est nécessaire, puis clôture du suivi.

Écrivez « identifiant absent sur le tube reçu » plutôt que « erreur du préleveur ». La première formulation décrit un fait vérifiable ; la seconde attribue une cause avant l’enquête. Les commentaires doivent rester utiles et accessibles aux seules personnes concernées.

Ne recréez pas un dossier sans lien avec le premier pour faire disparaître une difficulté. L’équipe doit pouvoir comprendre pourquoi un nouveau prélèvement a été demandé et retrouver la décision précédente. Si le SIL ne couvre pas tout ce suivi, un registre maîtrisé peut le compléter, avec des références communes et des accès adaptés.

Exemple : deux tubes, une seule anomalie

Prenons un cas fictif. Une demande comprend deux échantillons. À la réception, l’un présente un volume jugé insuffisant selon la procédure applicable à l’examen demandé. L’autre ne présente pas cet écart.

Le suivi doit montrer quel échantillon est concerné, quels examens nécessitent une décision et qui en est chargé. La personne habilitée statue selon les règles du laboratoire. L’accueil reçoit ensuite une consigne claire sur l’éventuel rappel du patient, sans avoir à interpréter lui-même la qualité du prélèvement.

Si un nouveau prélèvement est réalisé, son identifiant est relié à la demande et à l’incident initial. Le dossier conserve les deux événements. On peut alors répondre à une question concrète : combien de patients ont dû revenir pour ce motif ce mois-ci ?

L’impact sur l’attente relève d’un autre suivi, présenté dans notre article sur les délais de rendu des résultats au laboratoire. Ici, l’objectif est d’expliquer l’écart et sa résolution.

Mesurer les rejets sans produire un chiffre trompeur

Commencez par le nombre d’échantillons rejetés, leur motif et le nombre d’échantillons reçus sur le même périmètre. Pour calculer une proportion, divisez les échantillons rejetés par les échantillons reçus, puis multipliez par 100. Ne divisez pas un nombre de tubes par un nombre de patients.

Exemple fictif : 12 échantillons rejetés sur 800 reçus représentent 1,5 %. Si un tube porte deux motifs, il compte une seule fois dans le taux global. Les motifs peuvent être analysés séparément, à condition d’expliquer cette règle. Ce chiffre illustratif n’est ni une moyenne marocaine ni une cible qualité.

Séparez les rejets des anomalies résolues sans rejet. Comparez des circuits semblables et conservez la même définition d’un mois à l’autre. Un meilleur signalement peut d’abord faire monter les chiffres : recherchez ce qui a changé avant de conclure à une dégradation.

Pour chaque motif récurrent, choisissez une action précise, un responsable et une date de vérification. Par exemple, si les demandes externes arrivent souvent incomplètes, testez une fiche d’accompagnement révisée avec le site concerné, puis examinez les envois suivants.

Ce qu’il faut demander lors d’une démonstration du SIL

La page prescriptions et dossiers patients de BestMindLab présente le regroupement du patient, du prescripteur et des analyses dans un même parcours. Pour évaluer votre besoin préanalytique, apportez un scénario fictif et demandez à voir :

• Une demande comprenant plusieurs échantillons.
• Une anomalie limitée à l’un d’eux et son traitement par un utilisateur habilité.
• Le lien avec un nouveau prélèvement et la consultation de l’historique.
• La recherche des incidents par motif et les possibilités d’export, si elles sont nécessaires à votre suivi.

Ces points constituent une grille de vérification ; ils ne présument pas que chaque fonction est disponible dans chaque configuration de BestMindLab. Faites préciser les possibilités, les limites et les compléments éventuels avant de retenir une organisation.

Pour préparer cet échange, demandez une démonstration centrée sur un incident type, sans transmettre de données patients. Choisissez un cas que votre équipe rencontre régulièrement : il fera ressortir les informations qu’elle doit pouvoir retrouver.

Sources consultées le 16 octobre 2026. Les documents de l’OMS sont cités comme repères méthodologiques ; les critères techniques restent ceux des procédures validées du laboratoire.